Klachtenregeling | Kuijpers Advocatuur

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
klachtenfunctionaris: mevrouw mr. T.E. Kuijpers.

Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Kuijpers advocatuur en de cliënt.
Mevrouw mr. T.E. Kuijpers draagt zorg voor klachtafhandeling conform deze kantoorklachtenregeling.

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt op de website van Kuijpers advocatuur. In de algemene voorwaarden wijst Kuijpers advocatuur de cliënt erop dat deze kantoorklachtenregeling op de overeenkomst van opdracht van toepassing is.
Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost, kunnen worden voorgelegd aan de rechtbank.

Klager dient de klacht in binnen drie maanden na het moment waarop klager kennis heeft genomen of redelijkerwijs kennis heeft kunnen nemen van het handelen of nalaten van Kuijpers advocatuur dat tot de klacht aanleiding geeft. Indien een klacht na het verstrijken van voornoemde periode van drie maanden is ingediend, kan de klachtenfunctionaris besluiten de klacht niet in behandeling te nemen. De klachtenfunctionaris zal klager in dat geval zo spoedig mogelijk na ontvangst van de klacht schriftelijk informeren over het al dan niet in behandeling nemen van de klacht.
Klager dient de klacht schriftelijk (eventueel per mail op info@kuijpersadvocatuur.nl) in te dienen bij Kuijpers advocatuur ter attentie van de klachtenfunctionaris. Klager verstrekt daarbij tenminste de volgende informatie:

de naam, adresgegevens en het telefoonnummer van de cliënt en ingeval de cliënt wordt vertegenwoordigd door een derde, tevens de naam, adresgegevens en het telefoonnummer van de vertegenwoordiger van de cliënt;
de naam van de advocaat tegen wie de klacht is gericht;
een omschrijving van het handelen of nalaten van de advocaat dat tot de klacht aanleiding heeft gegeven of het nummer van de declaratie waarop de klacht betrekking heeft met een omschrijving van de klacht;
het dossiernummer waarop de klacht betrekking heeft en de vermelding dat de klacht via deze kantoorklachtenregeling dient te worden behandeld en;
de datum van het indienen van de klacht en ondertekening.

Indien de klacht niet voldoet aan de vereisten zoals genoemd in artikel 5.2 zal de klachtenfunctionaris klager daarover na ontvangst van de klacht informeren. Klager wordt in dat geval in de gelegenheid gesteld om de ontbrekende informatie alsnog aan te leveren, bij gebreke waarvan de klachtenfunctionaris de klacht niet in behandeling zal nemen. De klachtenfunctionaris zal klager in het laatste geval schriftelijk informeren over het niet in behandeling nemen van de klacht.

De klachtenfunctionaris stuurt na ontvangst van een complete klacht een ontvangstbevestiging daarvan aan klager. Tevens ontvangt klager de contactgegevens van de klachtenfunctionaris en informatie over het verdere verloop van de procedure conform deze kantoorklachtenregeling.
De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
Degene over wie is geklaagd tracht samen met klager tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
De klachtenfunctionaris stelt klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, stellen klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht vast alsmede (indien van toepassing) de overeengekomen oplossing.

De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
Klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht. Iedere partij draagt zijn/haar eigen kosten.

De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing met klager.
De klachtenfunctionaris houdt klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Indien een klacht niet naar tevredenheid van klager is opgelost, kan klager er vervolgens voor kiezen de klacht bij de bevoegde rechter aanhangig maken.
Klager en Kuijpers advocatuur kunnen, in afwijking van de procedure zoals neergelegd in deze kantoorklachtenregeling, op elk gewenst moment gezamenlijk besluiten de behandeling van een klacht niet voort te zetten, in welk geval klager ervoor kan kiezen de klacht bij de bevoegde rechter aanhangig te maken.